Alumnirekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:lle.
Laadittu 24.7.2019. Viimeisin muutos 10.10.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry
Erkki Koiso-Kanttilan katu 1, 90014 Oulun yliopisto

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Alumnivastaava Ilona Maijala
alumnivastaavaverba@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n alumnirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää yhdistyslaissa (503/1989) 11§ vaadittua jäsenrekisterin luetteloa ja ylläpitää yhteyttä Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n ja sen alumnien välillä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– henkilön nimi
– yhteystiedot (sähköpostiosoite)
– tutkinto-ohjelman nimi
– sivuaineopinnot
– opintojen aloittamisajankohta
– opintojen päättymisajankohta
– ammatti

Rekisterissä säilytetään vain Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n alumnien tietoja. Rekisterissä löytyviä tietoja säilytetään ilmoittautumisajasta lähtien toistaiseksi. Mikäli alumni haluaa purkaa osallisuutensa alumnirekisteriin, tulee hänen ilmoittaa tästä kirjallisesti rekisterinpitäjälle, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa), ja tiedot poistetaan tämän jälkeen kohtuullisen ajan kuluessa (kuitenkin viimeistään kuukauden päästä eroamisilmoituksesta).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n alumnirekisterin Google Forms -ilmoittautumislomakkeen kautta. Tallennettavia tietoja voidaan vastaanottaa myös henkilön omalla ilmoituksella sähköpostitse rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja rekisteristä voidaan luovuttaa tarpeen vaatiessa Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n alumivastaavan lisäksi myös Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n hallitukselle. Alumnirekisterin hallinnassa käytetään Googlen palveluita kuten Google docs ja Google forms, jolloin on mahdollista, että tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrot tapahtuvat EU:n henkilötiedon siirtoa koskevien määräysten mukaisesti. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta edellä mainitun lisäksi muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietoja säilytetään asiaankuuluvasti vain sähköisessä muodossa EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimella. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden vastuuhenkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä säilytetään vain Oulun yliopiston uusien kielten opiskelijoiden yhdistys Verba ry:n alumnirekisteriin ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa), ja tiedot poistetaan tämän jälkeen kohtuullisen ajan kuluessa (kuitenkin viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä).